Herramientas Digitales y Básicas

Excel es una de las herramientas digitales más utilizadas en el mundo laboral. Permite organizar, analizar y presentar información de manera clara y efectiva. Este curso está diseñado para personas que inician en el uso de Excel y necesitan aplicar sus funciones básicas en el entorno de trabajo.

1. Conociendo la Interfaz de Excel

Al abrir Excel, encontrarás:

• Celdas: espacios donde introduces datos.

• Filas y columnas: filas (números) y columnas (letras) que organizan las celdas.

• Barra de fórmulas: donde puedes ver o editar el contenido de una celda.

• Pestañas o menús: como "Inicio", "Insertar", "Fórmulas", entre otras.

2. Tipos de Datos en Excel

Puedes trabajar con:

• Texto (Ej: "Producto A")

• Números (Ej: 120)

• Fechas (Ej: 21/06/2025)

• Fórmulas (Ej: =A1+B1)

3. Operaciones Básicas con Fórmulas

Las fórmulas siempre comienzan con un signo igual =.

Ejemplos:

• Suma: =A1+A2 o =SUMA(A1:A5)

• Resta: =B1-B2

• Multiplicación: =C1*C2

• División: =D1/D2

4. Funciones Comunes en el Trabajo

• SUMA: Totaliza valores

  • Ejemplo: =SUMA(B2:B10) suma los valores de B2 a B10

• PROMEDIO: Calcula el promedio

  • Ejemplo: =PROMEDIO(C2:C10)

• MAX y MIN: Encuentra el mayor o menor valor

  • Ejemplo: =MAX(D2:D10) o =MIN(D2:D10)

• CONTAR: Cuenta celdas con números

  • Ejemplo: =CONTAR(E2:E10)

• SI (condicional):

  • Ejemplo: =SI(A2>50, "Aprobado", "Reprobado")

  • Significa: si A2 es mayor que 50, escribe "Aprobado", si no, "Reprobado".

5. Uso de Filtros y Ordenamiento

• Filtros: permiten ver solo los datos que cumplen ciertos criterios (ej. ventas mayores a $1000).

• Ordenar: organizar de menor a mayor, alfabéticamente, por fecha, etc.

Pasos:

1. Selecciona tus datos.

2. Ve a la pestaña "Datos".

3. Usa "Filtro" o "Ordenar A-Z".

6. Formato de Celdas

Puedes cambiar:

• Tipo de número (moneda, porcentaje, fecha).

• Colores y tamaño de texto.

• Bordes y sombreado.

• Alineación del contenido.

Ejemplo práctico:

• Si tienes precios, selecciona las celdas y elige el formato "Moneda".

7. Creación de Tablas Básicas

1. Selecciona tus datos.

2. Ve a "Insertar" > "Tabla".

3. Marca "Mi tabla tiene encabezados".

Esto te permite filtrar y aplicar formatos automáticos.

8. Gráficas Básicas

Excel permite representar datos visualmente:

• Selecciona tu tabla.

• Ve a "Insertar" > "Gráfico de columnas", "Gráfico de líneas", etc.

• Personaliza título, colores y leyendas.

Conocer las funciones básicas de Excel permite realizar tareas más rápido, reducir errores y tomar mejores decisiones con datos organizados. Aunque esta es solo la base, dominar estas herramientas mejora significativamente la eficiencia laboral en cualquier sector.

El correo electrónico sigue siendo una de las herramientas principales de comunicación en el entorno laboral. Usarlo de forma adecuada refleja profesionalismo, respeto y eficiencia. Este tema aborda las buenas prácticas para redactar, responder y organizar correos laborales.

1. Estructura de un Correo Profesional

Todo correo profesional debe incluir:

• Asunto claro y preciso: Resume en pocas palabras el contenido. Ej: "Entrega de Reporte Semanal".

• Saludo formal: "Buen día, Lic. Pérez", "Estimado equipo".

• Cuerpo del mensaje: Redactado con claridad, breve y directo. Evita el uso excesivo de mayúsculas, emojis o abreviaciones informales.

• Despedida cordial: "Saludos cordiales", "Quedo atento a sus comentarios".

• Firma: Nombre completo, cargo, datos de contacto.

2. Buenas Prácticas al Enviar Correos

• Revisa la ortografía y gramática antes de enviar.

• Usa el campo "CC" para copiar a otras personas y "CCO" si deseas ocultar destinatarios.

• No adjuntes archivos innecesarios ni muy pesados.

• Usa respuestas como "Responder a todos" solo cuando sea relevante.

• Evita correos muy largos. Si hay mucho contenido, considera una reunión o documento anexo.

3. Responder Correos con Profesionalismo

• Responde en un plazo razonable (ideal: mismo día o dentro de 24 horas).

• Agradece la información recibida, confirma recepción o comenta si hay dudas.

• Si no tienes la respuesta inmediata, confirma que estás trabajando en ello.

• Evita responder con emociones o impulsos. Si un correo es molesto, espera antes de responder.

4. Manejo de Archivos Adjuntos

• Nombra correctamente los archivos: Ej: "Informe_Ventas_Mayo2025.pdf".

• Aclara en el cuerpo del correo lo que contiene el archivo.

• Comprueba que el archivo se haya adjuntado antes de enviar.

5. Seguridad y Privacidad

• No compartas contraseñas ni información confidencial sin autorización.

• Verifica direcciones antes de enviar correos sensibles.

• No abras enlaces o archivos de remitentes desconocidos.

6. Organizar tu Bandeja de Entrada

• Crea carpetas para clasificar por proyecto, cliente o prioridad.

• Usa banderas o estrellas para marcar mensajes importantes.

• Elimina correos innecesarios y vacía la papelera regularmente.

7. Correos Masivos y Etiqueta

• Usa "CCO" para proteger datos personales al enviar a múltiples destinatarios.

• No reenvíes cadenas ni contenido no relacionado al trabajo.

• Personaliza el mensaje cuando sea posible, evita que parezca genérico.

El uso correcto del correo electrónico transmite profesionalismo, previene malentendidos y mejora la comunicación interna y externa. Aprender a escribir y gestionar correos con claridad y respeto es una habilidad clave en cualquier entorno laboral moderno.

Recomendación final: Practica enviando correos de ejemplo, revisa otros correos profesionales para aprender y mantén siempre una actitud responsable al comunicarte por este medio.

SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing) es un software de gestión empresarial (ERP por sus siglas en inglés) ampliamente utilizado a nivel mundial por empresas para integrar sus procesos financieros, logísticos, de recursos humanos, producción y más. Fue desarrollado en Alemania y permite una administración más eficiente mediante el manejo centralizado de datos.

¿Para qué sirve SAP en el entorno laboral?

SAP ayuda a automatizar procesos clave dentro de una organización. Al trabajar sobre módulos especializados, permite que diferentes áreas (compras, ventas, inventarios, finanzas, etc.) se comuniquen entre sí en tiempo real, facilitando la toma de decisiones, reduciendo errores y mejorando la productividad.

Principales Módulos de SAP

Aunque SAP cuenta con decenas de módulos, los más comunes en el entorno laboral son:

• MM (Gestión de Materiales): controla compras, inventarios y logística de almacenes.

• SD (Ventas y Distribución): gestiona pedidos de clientes, entregas y facturación.

• FI (Finanzas): registra toda la contabilidad y transacciones financieras.

• CO (Controlling): se usa para control de costos, presupuestos y análisis financieros.

• HCM (Gestión de Recursos Humanos): lleva el control de personal, nómina y desarrollo humano.

Interfaz Básica de SAP

Al ingresar al sistema, el usuario encontrará una ventana principal con:

• Menú SAP: donde se encuentran los módulos disponibles, agrupados por funciones.

• Transacciones (códigos T): comandos que permiten acceder rápidamente a funciones específicas. Ejemplo:

  • ME21N: Crear pedido de compra

  • FB50: Contabilizar asiento financiero

  • VA01: Crear pedido de ventas

  • PA20: Visualizar datos del personal

Navegación y Funciones Comunes

• Buscar transacciones: Puedes escribir directamente el código de transacción en la barra superior.

• Botones comunes:

  • Guardar (💾)

  • Atrás (↩)

  • Salir (🚪)

  • Cancelar (❌)

• Campos obligatorios: Aparecen marcados con un * y deben completarse para continuar.

Ejemplo Práctico: Crear Pedido de Compra (ME21N)

Pasos básicos:

1. Ir a la transacción ME21N.

2. Ingresar el tipo de documento (por ejemplo, NB para pedido estándar).

3. Introducir el proveedor.

4. Llenar datos del material, cantidad y fecha de entrega.

5. Guardar el pedido. Se generará un número único.

Este flujo permite a un empleado del área de compras formalizar una adquisición que impactará en inventario, contabilidad y pagos.

Buenas Prácticas en el Uso de SAP

• Verificar los datos antes de guardar.

• No compartir tu usuario ni contraseña.

• Registrar correctamente la fecha y hora de cada operación.

• Reportar errores o inconsistencias al área de soporte.

Importancia de SAP para el Colaborador

El conocimiento básico de SAP es altamente valorado en el entorno empresarial. Incluso un manejo elemental puede facilitar la adaptación a procesos internos, mejorar la productividad del colaborador y abrir oportunidades de desarrollo profesional dentro de la empresa.

La seguridad informática se refiere al conjunto de prácticas, políticas y herramientas utilizadas para proteger los sistemas, redes, programas y datos de una organización contra accesos no autorizados, ataques cibernéticos, pérdidas de información o daños.

En un entorno laboral, cada empleado juega un papel fundamental para mantener seguros los activos digitales de la empresa. Una falla individual puede abrir la puerta a ciberataques que pongan en riesgo datos confidenciales, operaciones, o incluso la reputación de la empresa.

Principales Amenazas Informáticas en el Entorno Laboral

• Phishing: Correos o mensajes falsos que buscan robar contraseñas u otra información confidencial.

• Malware: Programas maliciosos como virus, troyanos o spyware que infectan los equipos.

• Robo de dispositivos: La pérdida de laptops, celulares o USBs con información sensible.

• Contraseñas débiles: Fáciles de adivinar o utilizadas en múltiples plataformas.

• Uso de redes Wi-Fi inseguras: Especialmente en el trabajo remoto o fuera de oficinas.

Buenas Prácticas para los Empleados

1. Contraseñas Seguras

   • Usa combinaciones de letras, números y símbolos.

   • No reutilices contraseñas entre plataformas.

   • Cámbialas regularmente y nunca las compartas.

2. Correo Electrónico y Phishing

   • No abras archivos adjuntos ni hagas clic en enlaces de remitentes desconocidos.

   • Verifica el dominio del correo (ej. @empresa.com vs @empresaa.com).

   • Reporta correos sospechosos al área de TI.

3. Uso Correcto de Dispositivos

   • Bloquea tu computadora al ausentarte.

   • Evita usar USBs desconocidas o no autorizadas.

   • Mantén actualizado tu antivirus y sistema operativo.

4. Acceso a Sistemas

   • Accede solo a los sistemas o módulos autorizados.

   • No instales programas sin autorización del área de sistemas.

   • Utiliza autenticación en dos pasos si está disponible.

5. Trabajo Remoto Seguro

   • Conéctate a través de VPN cuando sea necesario.

   • Evita redes públicas sin contraseña.

   • No uses dispositivos personales para tareas laborales sin autorización.

Responsabilidad del Empleado

Cada colaborador es responsable de proteger la información a la que tiene acceso. Un pequeño error puede generar filtraciones de datos, fraudes financieros o paralizar operaciones críticas. La seguridad no solo depende del área de sistemas, sino del compromiso y la conciencia de todos.

El mantenimiento del software es el conjunto de acciones preventivas y correctivas que se realizan regularmente para asegurar que los programas y sistemas operativos funcionen correctamente, de forma segura y eficiente. Aunque a menudo se asocia únicamente con técnicos, todo usuario debe aplicar prácticas básicas para contribuir al buen estado de su equipo y evitar fallos que afecten la productividad.

Importancia del Mantenimiento Básico

• Mejora el rendimiento del equipo.

• Evita errores inesperados o bloqueos.

• Protege contra virus y amenazas.

• Aumenta la vida útil del equipo.

• Facilita el uso eficiente de los programas.

Tareas Básicas de Mantenimiento de Software

1. Actualización de Software

• Instala siempre las actualizaciones del sistema operativo y programas.

• Las actualizaciones corrigen errores y vulnerabilidades.

• Activa la opción de actualización automática cuando esté disponible.

2. Eliminación de Archivos Temporales

• Los programas generan archivos temporales que ocupan espacio.

• Utiliza herramientas como "Liberador de espacio en disco" o aplicaciones como CCleaner.

• Borra regularmente la papelera de reciclaje y cachés del navegador.

3. Desinstalar Programas Innecesarios

• Elimina aplicaciones que ya no usas, ya que ocupan memoria y ralentizan el sistema.

• Revisa la lista de programas instalada desde el panel de control.

4. Antivirus y Antimalware

• Mantén un antivirus actualizado y en funcionamiento.

• Realiza escaneos periódicos para detectar posibles amenazas.

• No descargues programas de páginas desconocidas o dudosas.

5. Revisión de Programas al Inicio

• Muchos programas se ejecutan automáticamente al encender el equipo, lo que puede hacerlo más lento.

• Revisa y desactiva los programas innecesarios en el inicio desde el Administrador de tareas (Ctrl + Shift + Esc).

Consejos Adicionales

• Reinicia tu computadora al menos una vez al día para limpiar procesos activos.

• Guarda respaldos de tus documentos importantes en la nube o en un disco externo.

• Evita el uso de software pirata, ya que puede contener malware o no funcionar adecuadamente.

• Usa programas oficiales o recomendados por el área de TI.

Responsabilidad del Usuario

El correcto funcionamiento de una computadora no depende únicamente del departamento de sistemas. Cada empleado debe asumir la responsabilidad de aplicar estas buenas prácticas para garantizar su productividad y la protección de la información empresarial.

El mantenimiento básico del software es una práctica sencilla, pero esencial. Implementarlo regularmente te permitirá trabajar con mayor fluidez, proteger tus archivos y reducir el riesgo de fallos en el sistema. Cuidar tu equipo es cuidar tu trabajo. 

La computadora es una herramienta esencial en la mayoría de los puestos de trabajo actuales. Un uso adecuado no solo optimiza la productividad y evita errores, sino que también prolonga la vida útil del equipo, previene riesgos de seguridad y mejora la experiencia del usuario. Por eso, es fundamental que cada colaborador conozca y aplique buenas prácticas en el uso diario del equipo de cómputo.

1. Encendido y Apagado Correcto

• Encendido: Presiona el botón de encendido una sola vez y espera a que el sistema cargue completamente antes de usar.

• Apagado: No apagues el equipo desde el botón físico. Hazlo desde el menú de inicio usando la opción "Apagar".

• Evita apagar bruscamente el equipo o desconectarlo de la corriente mientras está en uso, ya que puede dañar el sistema operativo o perder información.

2. Organización del Escritorio

• Mantén tu escritorio limpio y solo con accesos directos necesarios.

• Evita guardar documentos directamente en el escritorio, ya que puede ralentizar el inicio del sistema.

• Crea carpetas por tema o proyecto en "Documentos" para una mejor organización.

3. Uso Responsable del Teclado y Mouse

• No comas ni bebas cerca del teclado para evitar derrames que puedan dañarlo.

• Usa el mouse sobre una superficie adecuada o mouse pad para un mejor deslizamiento.

• Evita golpear las teclas con fuerza; escribe suavemente para prolongar la vida útil del equipo.

4. Cuidado del Monitor

• Ajusta el brillo y contraste del monitor para proteger la vista.

• No toques la pantalla con los dedos, ya que pueden quedar manchas que dificulten la visibilidad.

• Límpialo con paño seco o productos especiales para pantallas, nunca con líquidos abrasivos.

5. Uso de Programas y Archivos

• Abre solo los programas autorizados por la empresa.

• No instales software sin el permiso del área de TI.

• Evita abrir archivos adjuntos desconocidos o de origen sospechoso, ya que pueden contener virus.

6. Prácticas de Seguridad y Prevención

• Bloquea tu equipo al alejarte (Windows + L).

• Usa contraseñas seguras y no las compartas.

• Guarda tu trabajo frecuentemente (Ctrl + S).

• Respeta las políticas de uso de internet y redes sociales en el entorno laboral.

7. Mantenimiento del Orden y Espacio de Trabajo

• Acomoda cables de forma segura para evitar tropiezos o desconexiones accidentales.

• Mantén ventilado el equipo para evitar sobrecalentamientos.

• Limpia regularmente el área alrededor de tu computadora para evitar acumulación de polvo.

El manejo adecuado de documentos escaneados, editables e impresos es una competencia esencial en cualquier entorno administrativo. Saber escanear un documento correctamente, editarlo con herramientas básicas y enviarlo a impresión de forma eficiente permite mantener flujos de trabajo ágiles, ordenados y profesionales. Además, reduce errores, evita pérdidas de tiempo y garantiza que los documentos cumplan con estándares formales.

1. Escaneo de Documentos

¿Qué es escanear?
Escanear es el proceso de convertir un documento físico (papel) en un archivo digital (PDF, JPG, PNG, etc.) usando un escáner o una impresora multifuncional.

Pasos básicos para escanear:

1. Coloca el documento sobre el cristal del escáner o alimentador automático.

2. Abre el software de escaneo (como HP Smart, Epson Scan, Windows Fax y Escaneo o Scan en Windows).

3. Selecciona el formato de salida (PDF es el más común).

4. Ajusta la resolución si es necesario (mínimo 200-300 dpi para calidad legible).

5. Presiona "Escanear".

6. Guarda el archivo con un nombre claro, indicando contenido y fecha.

Consejos:

• Escanea siempre en buena resolución si el documento contiene imágenes o firmas.

• Si el documento es de varias páginas, asegúrate de crear un archivo multipágina (no imágenes individuales).

2. Edición de Documentos Escaneados

Una vez escaneado el documento, puedes necesitar corregir, completar o modificar información.

Herramientas básicas para editar documentos PDF:

• Adobe Acrobat Reader DC: Permite agregar texto, subrayar, resaltar, y firmar documentos.

• Smallpdf / iLovePDF (en línea): Editan, combinan o convierten PDF a Word.

• Microsoft Word: Puedes convertir un PDF a Word y editar como documento normal.

Tareas comunes de edición:

• Agregar comentarios o anotaciones.

• Completar formularios.

• Corregir errores ortográficos.

• Insertar imágenes o firmas digitales.

Precaución:
Evita alterar documentos oficiales sin autorización. Siempre guarda una copia del archivo original antes de editar.

3. Impresión de Documentos

Pasos para imprimir correctamente:

1. Abre el documento en el programa adecuado (Word, PDF, Excel, etc.).

2. Presiona Ctrl + P o selecciona "Archivo > Imprimir".

3. Revisa:

   • La impresora seleccionada.

   • El número de copias.

   • Las páginas a imprimir.

   • Tamaño y orientación del papel (carta, oficio, retrato o paisaje).

4. Da clic en "Imprimir".

Buenas prácticas:

• Revisa ortografía y formato antes de imprimir.

• Imprime sólo lo necesario (para ahorrar papel y tinta).

• Usa impresión en blanco y negro cuando no se requiera color.

• Asegúrate de tener papel suficiente y verificar si hay errores de impresión.